Personal Data Notice - DIALOG Group Berhad

PERSONAL DATA NOTICE

This personal data notice (“Notice”) is issued to help you better understand why and how personal data may be processed by Dialog Group Berhad, its subsidiaries, affiliate and associated companies (“the Company”, “us”, “we”, “our” or “ours”) as well as the Company’s commitment to ensure that your data is securely kept and processed.

Please read this Notice carefully. This Notice may be changed or updated from time to time, as published on our website at https://www.dialogasia.com/personal-data-notice.

Types of Personal Data
“Personal Data” means information about you, from which you are identifiable, including but not limited to your name, identification card number, birth certificate number, passport number, nationality, address, contact numbers, email details, bank details, race, gender, date of birth, marital status, resident status, education background, previous employment details, personal interests, expertise, experiences, directorship, shareholding or ownership, any information about you and may include sensitive personal data such as data relating to physical or mental health or condition, religious or other beliefs, political opinions, biometric data, and commission or alleged commission of offence. However, if we collect your sensitive personal data, the reasons for doing so will be explained to you and will not be processed by us without your explicit consent unless authorised by the Act or any laws or regulations.
Source of Personal Data
We may collect your Personal Data from:
- information which you have provided to us in application or similar forms or by contacting us via email, social media or other means; and
- various reference checks, background checks or from governmental authorities or third-party sources or providers (whether public or private).
In some circumstances, your Personal Data may be collected indirectly from monitoring devices or by other means, for example building and location access control and monitoring systems, closed circuit television (CCTV), telephone logs and recordings and email and Internet access logs.
Why We Collect Your Personal Data
We collect, process and retain your Personal Data for purposes relating to the business and activities of the Company. These purposes may include:
1. To communicate with you such as responding to your enquiries;
2. For employment opportunities with us;
3. Where you are a director or shareholder of a company that has any dealings or intends to have any dealings, transactions or activities with us;
4. For the Company’s banking facilities and all forms of fund-raising requirements;
5. For internal record keeping, maintenance and updating of any information database(s) and other administrative purposes, including audits, fraud monitoring and prevention;
6. To facilitate delivery of services or products to or from you;
7. For evaluation and due diligence investigations or know-your-client queries;
8. For performance management;
9. For application to the relevant authorities or bodies for relevant permits or licenses;
10. Submission of tenders or proposals to customers or clients or prospective customers/clients of the Company;
11. For providing services to clients and customers;
12. To monitor access to the workplace, related facilities and systems;
13. To conduct research, market surveys and trend analysis;
14. Regulatory approvals and compliance;
15. Detection and prevention of fraud and other unlawful or illegal activity, and to support investigations related to such activities;
16. For any other purpose carried out by the Company to operate and manage its business activities and group of companies, such as corporate exercises, execution of legal agreements, commercial negotiation and discussions;
17. For any other purpose as may be required or permitted under applicable laws or incidental or associated to the purpose stated above.
(the above shall be referred to collectively as “Purpose”).

It is important that you provide us with the necessary Personal Data for the communication, promotion and delivery of our services and products.
Disclosure of Personal Data to Third Parties, and/or Cross-Border Transfer
Your Personal Data will be kept confidential. However, it may be necessary for us to disclose or transfer your Personal Data for the Purpose stated above. You acknowledge and agree that we may disclose and transfer your Personal Data to the following categories of persons (whether within or outside your jurisdiction) for the Purpose and where we do so, we would merely disclose Personal Data on a need-to-know basis:
1. entities within the Company including all related companies, subsidiaries, holding companies and associated companies;
2. persons to whom the Company is compelled or required to disclose under any laws or in response to any government, state, provincial, local government, statutory or municipal authority, industry regulators, agency and body (e.g. Companies Commission of Malaysia, Registrar of Business, National Registration Department, Director General of Insolvency; land office);
3. law enforcement authorities or agencies;
4. third party service or product providers (e.g. banks and financial institutions, credit bureaus and agencies, auditors, lawyers, company secretaries, service providers, insurance companies, events and training providers, telecommunications companies, cloud computing or data back-up service providers and other advisers);
5. customers and clients of the Company;
6. joint venture partners of the Company;
7. your referees.
Your Personal Data may also be disclosed in connection with a corporate transaction, such as sale of a division, merger, consolidation or asset sale or in the unlikely event of a winding-up.
Security and Retention
We will continuously implement the appropriate administrative and security safeguards and procedures in accordance with the applicable laws and regulations to prevent the unauthorized or unlawful processing of your Personal Data and the accidental loss or destruction of, or damage to, your Personal Data. You should be aware, however, that no method of transmission over the Internet or method of electronic storage is completely secure. While security cannot be guaranteed, we strive to protect the security of your Personal Data and are constantly reviewing and enhancing our information security measures.
We may retain your Personal Data for as long as it is necessary to fulfil the purpose for which it was collected, or as required or permitted by applicable laws. We will cease to retain your personal data, or remove the means by which the data can be associated with you, as soon as it is reasonable to assume that such retention no longer serves the purpose for which the data was collected, and is no longer necessary for legal or business purposes.
Rights of Access and Correction
You have the right to request for access to and the correction of your Personal Data. You may contact us by writing to us, if you wish to request for access to your Personal Data that we retain about you, request for your Personal Data retained by us to be corrected, or exercise such other rights that you may have under applicable laws such as requesting to limit the processing or use of your Personal Data (including personal data relating to other persons who may be identified from that Personal Data) by us. Any such requests can be sent by email to our Data Privacy Officer at data_privacy_officer@dialogasia.com.
In most cases, the provision of your Personal Data to us is voluntary. However, without your Personal Data, we may not be able to process your Personal Data for the aforementioned Purpose, including to provide and/or continue to provide employment or any or all the products and services to you.
Inquiries
Should you have any inquiries or complaints in relation to the processing of your personal data by us,, please contact us at +60 3 7717 1111 or write to our Data Privacy Officer at data_privacy_officer@dialogasia.com.
Changes to Notice
We reserve the right to amend this Notice from time to time without prior notice. The latest version of the Notice is made available on our website (www.dialogasia.com).
Language
In the event of any inconsistencies or discrepancies between the English version and the Bahasa Malaysia version of this Notice, the English version shall prevail.

NOTIS DATA PERIBADI

Notis data peribadi ini (“Notis”) dikeluarkan untuk membantu anda untuk lebih memahami mengapa dan bagaimana data peribadi mungkin diproses oleh Dialog Group Berhad, anak syarikatnya, syarikat bersekutunya dan syarikat berkaitannya (“Syarikat” atau “kami”) dan juga komitmen Syarikat untuk memastikan data anda disimpan dan diproses dengan selamat.

Sila baca Notis ini dengan teliti. Notis ini boleh dipinda atau dikemas kini dari semasa ke semasa, seperti yang diterbitkan di laman web kami di https://www.dialogasia.com/personal-data-notice.

Jenis Data Peribadi
“Data Peribadi” bermaksud maklumat mengenai anda, dari mana anda boleh dikenal pasti, termasuk tetapi tidak terhad kepada nama, nombor kad pengenalan, nombor sijil kelahiran, nombor pasport, kewarganegaraan, alamat, nombor telefon, butiran e-mel, butiran bank, bangsa, jantina, tarikh lahir, status perkahwinan, status pemastautin, latar belakang pendidikan, butiran pekerjaan terdahulu, minat peribadi, kepakaran, pengalaman, jawatan pengarah, pegangan saham atau pemilikan, apa-apa maklumat mengenai anda dan mungkin termasuk data peribadi sensitif seperti data yang berkaitan dengan kesihatan atau keadaan fizikal atau mental, kepercayaan agama atau lain, pendapat politik, data biometrik, dan perlakuan atau dakwaan perlakuan kesalahan.
Sumber Data Peribadi
Kami mungkin mengumpul Data Peribadi anda daripada:
- maklumat yang telah anda berikan kepada kami di dalam borang permohonan atau serupa atau dengan menghubungi kami melalui e-mel, media sosial atau cara lain; dan
- pelbagai semakan rujukan, semakan latar belakang atau daripada pihak berkuasa kerajaan atau sumber atau pembekal pihak ketiga (sama ada awam atau swasta).
Dalam keadaan tertentu, Data Peribadi anda mungkin akan dikumpul secara tidak langsung melalui peranti pemantauan atau dengan cara lain, sebagai contoh sistem kawalan dan pemantauan akses bangunan serta lokasi, televisyen litar tertutup (CCTV), log dan rakaman telefon, serta log akses e-mel dan Internet.
Mengapa Kami Mengumpul Data Peribadi Anda
Kami mengumpul dan memproses Data Peribadi anda untuk tujuan yang berkaitan dengan perniagaan dan aktiviti Syarikat. Tujuian ini mungkin termasuk:
- Untuk berkomunikasi dengan anda contohnya seperti menjawab pertanyaan anda;
- Untuk peluang pekerjaan dengan kami;
- Sekiranya anda adalah pengarah atau pemegang saham syarikat yang mempunyai sebarang urusan atau berniat untuk mengadakan sebarang urusan, transaksi atau aktiviti dengan kami;
- Untuk kemudahan perbankan Syarikat dan sebarang bentuk keperluan pengumpulan dana;
- Untuk penyimpanan rekod dalaman, penyelenggaraan dan pengemaskinian mana-mana pangkalan data maklumat dan tujuan pentadbiran lain, termasuk audit, pemantauan dan pencegahan penipuan;
- Untuk memudahkan penyampaian perkhidmatan atau produk kepada atau daripada anda;
- Untuk tujuan penilaian dan usaha wajar;
- Untuk pengurusan prestasi;
- Untuk permohonan kepada pihak berkuasa atau badan berkanun yang berkaitan untuk mendapatkan permit atau lesen yang berkaitan;
- Untuk tujuan penyerahan tender atau cadangan kepada pelanggan atau klien atau bakal pelanggan/klien Syarikat;
- Untuk menyediakan perkhidmatan kepada pelanggan dan klien;
- Untuk memantau akses ke tempat kerja, kemudahan dan sistem yang berkaitan;
- Untuk menjalankan penyelidikan, tinjauan pasaran dan analisa trend;
- Untuk kelulusan dan pematuhan pengawalseliaan;
- Untuk pengesanan dan pencegahan penipuan serta apa-apa aktiviti yang menyalahi undang-undang atau haram, serta bagi tujuan menyokong siasatan yang berkaitan dengan aktiviti sedemikian;
- Untuk sebarang tujuan lain yang dijalankan oleh Syarikat untuk mengendalikan dan menguruskan aktiviti perniagaannya dan kumpulan syarikatnya, seperti tindakan korporat, pelaksanaan perjanjian, rundingan dan perbincangan komersial;
- Untuk sebarang tujuan lain yang diperlukan atau dibenarkan di bawah undang-undang yang berkenaan atau yang bersampingan atau berkaitan dengan tujuan yang dinyatakan di atas.
(Perkara di atas dirujuk secara kolektif sebagai ‘Tujuan’).

Ia adalah penting untuk anda memberi kami Data Peribadi yang diperlukan untuk komunikasi, promosi dan penyampaian perkhidmatan dan produk kami.
Penzahiran Data Peribadi kepada Pihak Ketiga, dan/atau Pemindahan Rentas Sempadan
Data Peribadi anda akan dirahsiakan. Walau bagaimanapun, kami mungkin perlu memberikan, atau memeindahkan Data Peribadi anda kepada kategori orang berikut (sama ada di dalam atau di luar bidang kuasa anda) untuk Tujuan di atas dan apabila kami berbuat demikian, kami hanya akan menzahirkan Data Peribadi atas dasar perlu untuk diketahui:
- entiti dalam Syarikat termasuk semua syarikat berkaitan, anak syarikat, syarikat induk dan syarikat bersekutu;
- orang yang Syarikat terpaksa atau dikehendaki berbuat demikian di bawah mana-mana undang-undang atau sebagai jawapan kepada mana-mana badan atau agensi kerajaan, negeri, wilayah, kerajaan tempatan, pihak berkuasa berkanun atau perbandaran, pengawal selia industri (contohnya Suruhanjaya Syarikat Malaysia, Pendaftar Perniagaan, Jabatan Pendaftaran Negara, Ketua Pengarah Insolvensi; pejabat tanah);
- pihak berkuasa atau agensi penguatkuasaan undang-undang;
- penyedia perkhidmatan atau produk pihak ketiga (contohnya bank dan institusi kewangan, biro dan agensi kredit, juruaudit, peguam, setiausaha syarikat, penyedia perkhidmatan, syarikat insurans, syarikat acara dan penyedia latihan, syarikat telekomunikasi, pengkomputeran awan atau penyedia perkhidmatan sandaran data dan penasihat lain);
- pelanggan dan klien Syarikat;
- rakan kongsi usaha sama Syarikat;
- rujukan kerjaya anda;
Data Peribadi anda juga mungkin dizahirkan untuk tujuan transaksi korporat seperti penjualan bahagian, penggabungan, penyatuan atau penjualan aset atau sekiranya berlaku penggulungan.
Keselamatan dan Penyimpanan
Kami secara berterusan akan melaksanakan prosedur pentadbiran dan perlindungan keselamatan yang sesuai mengikut undang-undang dan peraturan-peraturan yang berkenaan untuk menghalang pemprosesan Data Peribadi anda tanpa kebenaran atau pemprosesan yang menyalahi undang-undang dan kehilangan atau kemusnahan, atau kerosakan, Data Peribadi anda secara tidak sengaja. Walau bagaimanapun, anda harus sedar bahawa tiada kaedah penghantaran melalui Internet atau kaedah penyimpanan elektronik yang selamat sepenuhnya. Walaupun keselamatan tidak dapat dijamin, kami berusaha untuk melindungi keselamatan Data Peribadi anda dan sentiasa mengkaji semula dan meningkatkan langkah keselamatan maklumat kami.
Kami mungkin menyimpan Data Peribadi anda selagi perlu untuk memenuhi tujuan data itu dikumpulkan, atau seperti yang dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang yang berkenaan. Kami akan berhenti menyimpan data peribadi anda, atau menghilangkan cara data tersebut boleh dikaitkan dengan anda, sebaik sahaja munasabah untuk mengandaikan bahawa penyimpanan tersebut tidak lagi memenuhi tujuan data itu dikumpulkan, dan tidak lagi diperlukan untuk tujuan undang-undang atau perniagaan.‍
Hak Akses dan Pembetulan
Anda berhak untuk memohon akses dan pembetulan kepada Data Peribadi anda. Anda boleh menghubungi kami dengan menulis kepada kami, sekiranya anda ingin meminta akses kepada Data Peribadi anda yang kami simpan mengenai anda, meminta Data Peribadi anda yang disimpan oleh kami untuk diperbetulkan, atau menjalankan hak lain anda yang anda ada di bawah undang-undang yang berkenaan seperti meminta untuk mengehadkan pemprosesan atau penggunaan Data Peribadi anda (termasuklah data peribadi yang berhubungan dengan orang lain yang boleh dikenal pasti daripada data peribadi itu) oleh kami. Sebarang permintaan yang sedemikian boleh dihantar melalui e-mel kepada Pegawai Privasi Data kami di data_privacy_officer@dialogasia.com.
Dalam kebanyakan kes, pembekalan Data Peribadi anda kepada kami adalah secara sukarela. Walau bagaimanapun, tanpa Data Peribadi anda, kami mungkin tidak dapat memproses Personal Data anda untuk Tujuan di atas, termasuklah untuk menawarkan pekerjaan dan/atau melanjutkan tawaran pekerjaan atau membekal sebarang atau semua produk dan perkhidmatan kepada anda.
Pertanyaan
Sekiranya anda mempunyai apa-apa pertanyaan atau aduan berkenaan dengan pemprosesan Data Peribadi oleh kami sila menghubungi kami di +60 3 7717 1111 atau menulis kepada Pegawai Privasi Data kami di: data_privacy_officer@dialogasia.com.
Pemindaan kepada Notis
Kami berhak untuk meminda Notis ini dari semasa ke semasa tanpa sebarang notis terlebih dahulu. Versi terkini Notis disediakan di laman web kami (www.dialogasia.com).
Bahasa
Sekiranya terdapat sebarang ketidakselarasan atau percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia Notis ini, versi Bahasa Inggeris akan digunapakai.

Personal Data Policy & Notice